Download-Tracking für externe Signierende - lückenlos nachvollziehbar ab MOXIS 4.57

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Seit MOXIS 4.55 werden Dokumenten-Downloads durch externe Signierende (in MOXIS Guest) automatisch aufgezeichnet. Dieser Artikel erklärt, was (nicht) getracked wird und wie die Daten seit MOXIS 4.57 lückenlos und nachvollziehbar abgerufen werden können.

1. Was ist Download-Tracking?

Mit MOXIS 4.55 wurde eine neue Funktion eingeführt, die es ermöglicht, nachzuverfolgen, wer wann ein Dokument heruntergeladen hat. Dies dient der Transparenz und der Nachweisbarkeit für Compliance-Zwecke (zum Beispiel, um zu belegen, dass ein:e externe:r Signierende:r das Dokument nach der Unterzeichnung tatsächlich erhalten hat).

2. Was wird getracked?

Ein Download-Ereignis wird aufgezeichnet, sobald ein:e externe:r Signierende:r in MOXIS Guest auf eine der folgenden Schaltflächen klickt:

• Aktuelles Dokument herunterladen

• Alle Dokumente herunterladen
  (ZIP-Download: Jedes Dokument im Paket wird einzeln als Download erfasst)

Für jeden aufgezeichneten Download werden folgende Datenpunkte gespeichert:

• Auftragsnummer
  Die eindeutige ID eines Auftrags.

• Auftragsstatus
  Status des Auftrags zum Zeitpunkt des Downloads.

• Dokumentname/Dokument-ID
  Welches Dokument wurde heruntergeladen?

• Auftraggeber:in
  Wer hat den Auftrag angelegt?

• Rolle der downloadenden Person
  Handelte es sich um ein:e Unterzeichner:in oder eine:n zusätzliche:n Empfänger:in?

• Downloadende Person
  Festgehalten werden Name und E-Mail Adresse

• Zeitstempel
  Datum und Uhrzeit des Downloads

• Entscheidungsebene
  In welcher Iteration erfolgte der Download?

• Signaturstatus
  Hat die Person zum Zeitpunkt des Downloads bereits unterschrieben oder nicht?

3. Was wird nicht getracked?

Folgende Verhaltensweisen und Datenpunkte bzw. -quellen werden nicht getracked:

• Das Ansehen (Öffnen/Anzeigen) eines Dokuments in MOXIS Guest für externe Signierende wird nicht als Download erfasst.

• Anhänge werden nicht getracked, sondern lediglich Hauptdokumente.

• Downloads durch interne MOXIS-Benutzer:innen werden nicht über die MOXIS Guest Benutzeroberfläche getracked.

4. Datenschutz und Datenlöschung

Die Download-Tracking-Daten unterliegen denselben Löschregeln wie der zugehörige Auftrag. Wird ein Auftrag gelöscht - ob manuell durch Benutzer:innen oder automatisch durch die konfigurierte Löschfrist - werden die dazugehörigen Download-Tracking-Daten ebenfalls automatisch gelöscht. Dies entspricht dem Prinzip der Datensparsamkeit gemäß DSGVO.

5. Wie werden Download-Daten abgerufen?

Die Daten stehen ausschließlich über die MOXIS API zur Verfügung. Technische Details zu den API-Endpunkten finden Sie in der der MOXIS API Dokumentation.