MOXIS 4.54: Neue Features für Enterprise Cloud & On Premises

Mit MOXIS 4.54 erhält die Enterprise-Variante von MOXIS (Cloud & On Premises) ein Funktions-Upgrade, das besonders zwei Bereiche in den Fokus rückt:

• flexiblere Signatur-Workflows mit externen Signierenden sowie

• komfortable und revisionssichere Dokumentenverarbeitung mittels PDF/A-Konvertierung – inklusive Konvertierungsmöglichkeiten für Word-Dokumente.

In diesem Artikel finden Sie eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Neuerungen im Vergleich zu MOXIS 4.53 – mit weiterführenden Links in die Administrator:innen- und Benutzer:innen-Dokumentation.

1. MOXIS 4.54 Enterprise: Die neuen Features

Die vollständige Dokumentation zu MOXIS 4.54 Enterprise (User Guides) finden Sie hier:
MOXIS 4.54 Enterprise Cloud & On Premises Benutzerhandbuch

Die Administrations-Dokumentation erreichen Sie unter:
MOXIS 4.54 ADMIN Guides

Nun geht es aber los: Hier kommen unsere neuen Features.

1.1 Delegation für externe Signierende in MOXIS Guest

Mit MOXIS 4.54 wird MOXIS Guest um eine Delegationsfunktion für externe Signierende erweitert. Externe Empfänger:innen können Aufträge nun gezielt weiterleiten, anstatt sie nur selbst zu unterschreiben. Das macht Ihre Signaturprozesse mit externen Beteiligten deutlich flexibler – insbesondere in mehrstufigen Freigabe- oder Vertretungsszenarien.

Es stehen zwei Varianten zur Verfügung:

• Einfache Delegation
  Die externe Person leitet einen erhaltenen Auftrag ohne eigene Signatur an eine weitere Person weiter.

• Signieren & Delegieren
  Die externe Person signiert zunächst selbst und delegiert den Auftrag anschließend an eine weitere Person.

Einige Highlights:

• Delegationen können mehrfach hintereinander erfolgen (in sogenannten Delegationsketten).

• Das Feature setzt auf Transparenz und ist sowohl für die erste externe Person als auch für weitere Delegationsempfänger:innen als delegierter Auftrag erkennbar.

• Benachrichtigungen an weitere externe Empfänger:innen erfolgen automatisiert per E-Mail mit Link zum Auftrag.

Weitere Details und Use Cases finden Sie in diesem Artikel.

1.2 PDF/A-Konvertierung direkt in der Auftragserstellung

Ab MOXIS 4.54 können .pdf-, .doc- und .docX-Dokumente direkt in ein PDF/A-Format konvertiert werden. Damit unterstützt MOXIS Sie noch besser bei der Umsetzung von Anforderungen an Compliance.

Was bringt die PDF/A-Konvertierung?

• Konvertierung von PDFs oder Word-Dokumenten (.doc/.docx) in ein PDF/A-Format innerhalb des Signaturprozesses.

• Eindeutiger Hinweis in der Auftragsanlage, wenn ein Prozess mit PDF/A-Konvertierung arbeitet.

• Klare Dokumentation der Konvertierung im Protokoll und in der Detailansicht des Auftrags.

Wichtige Rahmenbedingungen & Einschränkungen

• Signaturblatt: In Prozessen mit aktiver PDF/A-Konvertierung ist die Option „Signaturblatt“ nicht mehr auswählbar.

• Vorsignierte Dokumente: Bereits signierte PDFs können nicht in PDF/A konvertiert werden, da Vorsignaturen im Konvertierungsprozess entfernt würden.

• PDF-Container: PDFs, die Teil eines Containerprozesses sind, werden nicht unterstützt.

• Bereits konvertierte PDF/A-Dokumente: Diese können nur verwendet werden, wenn der vorhandene PDF/A-Standard exakt dem Zielformat entspricht (z. B. PDF/A-2u → PDF/A-2u).

• und vieles mehr

Ausführliche Erläuterungen finden Sie in diesem Artikel.

1.3 Doc/DocX-Konvertierung: Word-Dokumente direkt in MOXIS verarbeiten

Ergänzend zur allgemeinen PDF/A-Konvertierung führt MOXIS 4.54 eine spezifische Doc/DocX-Konvertierung ein. Damit können Sie Word-Dokumente direkt in MOXIS hochladen und im Zuge des Prozesses in PDF/A überführen lassen.

So funktioniert die Doc/DocX-Konvertierung:

• Sobald das Feature aktiv ist, sehen User:innen diese Dateitypen als zulässige Formate auf der Auftragsanlageseite.

• Beim Hochladen wird das Dokument im Hintergrund nach PDF/A konvertiert; im Protokoll wird vermerkt, dass eine Konvertierung aus .doc/.docx in ein PDF/A-Format stattgefunden hat (inkl. Angabe des Standards).

Hinweise für Anwender:innen:

• Eingebettete Objekte können im konvertierten PDF/A verpixelt oder in der Darstellung eingeschränkt sein.

• Empfehlung: Wenn möglich keine eingebetteten Objekte verwenden.

Weitere Details finden Sie in diesem Artikel.

2. Nächste mögliche Schritte

Damit Sie die neuen Funktionen in Ihrer MOXIS-Umgebung optimal nutzen können, muss Ihre Instanz auf MOXIS 4.54 upgegraded werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihre MOXIS Administrator:innen.

Damit die Einführung der neuen Features gut gelingt, möchten wir Ihnen die folgenden Tipps und Tricks weitergeben.

• Delegation für externe Signierende planen

  • Identifizieren Sie zunächst jene Prozesse, in denen externe Personen häufig weiterleiten/vertreten werden (z. B. Rechnungsfreigaben, Vertragsgegenzeichnung).

  • Lassen Sie die Delegationsoption in den relevanten Prozessen aktivieren und kommunizieren Sie dies intern.
    

• PDF/A-Konvertierung prozessbezogen aktivieren

  • Wählen Sie Prozesse mit erhöhten Anforderungen an Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit (z. B. Verträge, HR-Dokumente).

  • Berücksichtigen Sie alle technischen Rahmenbedingungen (kein Signaturblatt, keine verschlüsselten PDFs, Einschränkungen bei Containern/Vorsignaturen) und kommunizieren Sie die Änderungen an ihr Team.
    

• Doc/DocX-Konvertierung pilotieren

  • Testen Sie die Auftragsanlage mit den für Ihre Firma/Entität typischen Word-Vorlagen, insbesondere solche mit eingebetteten Tabellen oder Grafiken in MOXIS.

  • Passen Sie die Vorlagen bei Bedarf Vorlagen an, um eine optimale Darstellung im PDF/A zu erreichen.

3. Fragen zum MOXIS 4.54 Enterprise Release?

Bei Supportanfragen erreichen Sie uns außerdem jederzeit:

• per E-Mail an servicedesk@xitrust.com oder

• telefonisch unter +43 699 14 10 20 33.