Inhalt
Die MOXIS AI Services erweitern MOXIS um KI-gestützte und datenbasierte Funktionen. Weil dabei Dokumente und Auftragsdaten verarbeitet werden, dokumentiert diese Seite je Funktion die verarbeiteten Datenkategorien, den Ort der Verarbeitung, die wirksamen Schutzmaßnahmen und die Grenze zwischen unserer und Ihrer Verantwortung. Sie dient Ihnen damit als Grundlage für Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, für interne Freigaben und für die Beantwortung von Prüf- und Auditfragen. Wie Sie die Funktionen bedienen und einrichten, beschreibt die jeweilige Funktionsdokumentation.
1. Überblick
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Funktion |
Was passiert |
Wo wird verarbeitet |
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Ihre eigene KI einbinden |
MOXIS übergibt Daten an eine KI, die Sie bereitstellen |
In Ihrer Umgebung oder bei Ihrem KI-Anbieter |
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Die KI von MOXIS |
MOXIS übergibt ihre Daten hierbei einem Sub-Dienstleister, welcher das KI-Modell zur Verfügung stellt. |
Rechenzentrum des Sub-Dienstleister |
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MOXIS Trust Score |
Bewertung der Erwartbarkeit einer Signaturanfrage aus Metadaten |
In MOXIS, keine KI im Einsatz |
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MOXIS AI: Signaturfeld-Vorschläge |
Analyse des PDF auf mögliche Signaturpositionen |
In Ihrer MOXIS-Instanz (Enterprise) |
2. Grundsätze
Für alle Funktionen auf dieser Seite gelten dieselben Leitlinien:
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Sie entscheiden über die Aktivierung. Keine KI-Funktion ist ohne Zutun Ihrer Administration aktiv.
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Datenminimierung. Jede Funktion erhält nur die Daten, die sie für ihren Zweck benötigt. Wo Metadaten ausreichen, verarbeiten wir keine Dokumentinhalte.
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Der Mensch entscheidet. Die Funktionen liefern Vorschläge und Hinweise. Ob Sie ein Dokument signieren und wie Sie mit einem Hinweis umgehen, entscheiden Sie.
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Zweckbindung. Wir verwenden Ihre Daten nur für den Zweck, für den Sie die jeweilige Funktion aktiviert haben.
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Nachvollziehbarkeit. Wir dokumentieren, welche Daten eine Funktion verarbeitet und wohin sie übermittelt werden.
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Keine Auswirkung auf die Signatur. Die Funktionen greifen nicht in die Signaturerstellung oder die Signaturprüfung ein. Die Anforderungen der eIDAS-Verordnung bleiben unberührt.
3. Ergänzende Funktionen
3.1 MOXIS Trust Score
Welche Daten einfließen
Der Trust Score wird aus Metadaten zum Auftrag und zur Signaturhistorie, sowie wenn durch den Administrator die KI-Funktionen aktiviert durch definierte Prompts berechnet: wer den Auftrag erstellt hat, wie viele Aufträge dieser Person Sie bereits signiert haben und ob weitere Personen mit welcher Signaturqualität signiert haben.
Der Score bewertet Aufträge, nicht Personen
Der Trust Score beschreibt, wie erwartbar eine Signaturanfrage in Ihrem eigenen Nutzungsverlauf ist. Er ist kein Bonitäts-, Zuverlässigkeits- oder Verhaltensurteil über die auftraggebende Person. Ein niedriger Wert bedeutet in der Regel nur, dass Sie mit dieser Person noch nicht oft zusammengearbeitet haben.
Keine automatisierte Entscheidung
Der Trust Score blockiert keine Aufträge und löst keine automatischen Maßnahmen aus. Er zeigt einen Hinweis an, die Entscheidung über die Signatur bleibt bei Ihnen.
Nachvollziehbarkeit
Die Berechnungslogik ist fix hinterlegt und weder von Ihnen noch von Ihrer Administration veränderbar. Sie ist dokumentiert und über die API abrufbar. So können Sie jeden angezeigten Wert nachvollziehen und gegenüber Auditor:innen belegen.
Für Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Zweck der Verarbeitung ist das Erkennen untypischer Signaturanfragen und damit die Prävention von Signaturbetrug.
3.2 MOXIS AI: Signaturfeld-Vorschläge
Wo die Analyse stattfindet
In einer MOXIS-Enterprise-Umgebung läuft MOXIS AI direkt in Ihrer Instanz. Die Dokumentanalyse verlässt Ihre Umgebung nicht, und es werden keine Inhalte an externe KI-Dienste übermittelt.
Analyse ohne Speicherung
Für den Vorschlag der Signaturpositionen wird das Dokument analysiert, aber nicht dauerhaft gespeichert. Zuweisungen gelten für die aktuelle Sitzung der Anlegeseite; nach dem Neuladen sind sie erneut vorzunehmen.
Optionale Datenspeicherung – Ihre Entscheidung
Im Standard ist die Datenspeicherung deaktiviert. Ihre Administration kann eine anonymisierte Speicherung hochgeladener Dokumente aktivieren, um die Erkennungsqualität zu verbessern. Diese Option ist getrennt von den Signaturpositions-Vorschlägen schaltbar. Wenn Sie sie aktivieren, steuern Sie zwei Grenzen selbst:
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Löschfrist in Tagen: Nach Ablauf löscht MOXIS die gespeicherten Dokumente automatisch.
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Maximale Anzahl gespeicherter Dokumente pro Nutzer:in: begrenzt den Umfang der Datenhaltung.
Zweckbindung
Gespeicherte Dokumente nutzen wir ausschließlich zur Verbesserung der Signaturpositions-Erkennung.
Menschliche Kontrolle
MOXIS AI schlägt Positionen vor, setzt sie aber nicht. Die Zuweisung an Empfänger:innen nehmen Sie selbst vor, Vorschläge lassen sich verschieben, löschen oder komplett ausblenden.
Was Sie Ihren Nutzer:innen mitteilen sollten
Wenn Sie die Datenspeicherung aktivieren, informieren Sie Ihre Nutzer:innen darüber, dass hochgeladene Dokumente für einen definierten Zeitraum zur Verbesserung der Erkennung gespeichert werden.
4. Sicherheit und Nachweise
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Wir betreiben ein zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001.